Empfangsdienst

Nicht selten ist dabei der Empfang in einer separaten Pforte untergebracht, weshalb wir oft auch den ein- und ausfahrenden Verkehr durch eine Schranke oder ein Tor steuern.

Ein guter Empfangsdienst gibt Ihrem Gast sofort das Gefühl, gut aufgehoben zu sein. Ein freundlicher und sauberer Auftritt ist dabei das Minimum, Belastbarkeit durch den meist parallel übernommenen Telefondienst kommt hinzu.

Der Mitarbeiter am Empfang übernimmt mittlerweile auch haftungsrechtlich eine wichtige Funktion. Vorschriften zur Unfallverhütung und zum Datenschutz haben die letzten Jahre massiv an Umfang gewonnen und die Sicherheitsunterweisung von Besuchern ist deshalb ein immer wichtigerer Bestandteil der Besucherbetreuung.

Umsetzung

Wie auch bei unseren anderen Tätigkeitsfeldern ist die Ausgangsbasis auch in diesem Falle ein umfangreiches und unverbindliches Gespräch mit unserem (potentiellen) Kunden. Die Abläufe am Empfang bzw. in einer Pforte können durchaus komplex sein und gehen oft nahtlos in kaufmännische Tätigkeiten über. Umso wichtiger ist eine Analyse des Bedarfs und eine Festschreibung der Tätigkeiten, die übernommen werden sollen.

Teil der Vorbereitung sollte auch sein, die Zugangsvorschriften in Ihr Unternehmen zu definieren. Hat grundsätzlich jeder Besucher einen relativ freien Zugang zu seinem Ansprechpartner? Muss Ihr Mitarbeiter den Besucher am Empfang abholen? Sind Besucherausweise Pflicht und gelten diese unternehmensweit oder nur für bestimmte Bereiche?

Ratsam ist es auch, in diese Überlegungen Ihren Sicherheitsbeauftragten oder gar den für die Unfallverhütungsvorschriften zuständigen Arbeitskreis mit einzubinden. Schnell kommt man als Gastgeber selbst in die Haftung, wenn beim Betreten des Unternehmens nicht auf mögliche Unfallrisiken und erforderliche Schutzausrüstung hingewiesen wurde.

Arbeitet unser Team mit Ihrem eigenen Empfangspersonal zusammen, können auch die Vorschriften zur Arbeitnehmerüberlassung relevant werden. Ist dies sauber geregelt, kann man diesen Punkt jedoch entspannt angehen – wir unterstützen Sie hier mit unserer langjährigen Erfahrung.

Typische Anwendungsfälle

Am Empfang sind wir erste Adresse und Aushängeschild Ihres Unternehmens. Doch diese Tätigkeit endet nicht mit der Eintragung eines Besuchers in die Besucherliste. Hier ein paar Beispiele, mit welchen Tätigkeiten wir bereits im Bereich Empfangsdienst betraut wurden:

• Zentraler Ansprechpartner für Besucher, Mitarbeiter und Rettungskräfte: Wir sind ortskundig und geleiten nicht nur Mitarbeiter und Gäste an die richtige Stelle, sondern z. B. auch Polizei, Rettungsdienst und Feuerwehr
• Besetzung der Telefonzentrale: Im Empfangsbereich ist meistens auch die Telefonzentrale untergebracht – gerne übernehmen wir hier die Entgegennahme und Weiterleitung der eingehenden Telefonate
• Sicherheitsunterweisung: Wir sichern Sie rechtlich ab, indem wir bei jedem Gast eine Sicherheitsunterweisung durchführen – dabei weisen wir regelmäßig auch auf Rauch- oder Fotografieverbote hin
• Besetzung von Verkaufsräumen: Der beliebte “Verkaufsoffene Sonntag” im Autohaus ist nicht denkbar, wenn der Verkaufsraum nicht zumindest mit einem Mitarbeiter besetzt ist – gerne sind wir hier Ansprechpartner für interessierte Besucher und leiten deren Kontaktdaten gerne an Ihr Verkaufspersonal weiter

Ihr Vorteil

Die Besetzung einer Pforte oder eines Empfangsbereichs wird häufig outgesourct. Dabei können sich nicht nur Kostenvorteile ergeben. Man hat bei der Vergabe an einen zuverlässigen Partner kurz gesagt “eine Sorge weniger”, denn das Management von Fehlzeiten durch Urlaub und Krankheit entfällt ebenfalls.

Empfangsdienste führen wir seit vielen Jahren erfolgreich durch. Erfahrungswerte, von deen Sie unmittelbar profitieren, denn viele Konzepte haben sich bewährt und lassen sich auf andere Kunden übertragen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!