Sicherheitspersonal muss nicht immer nur im Streifenwagen unterwegs sein oder Außenrunden auf dem Betriebsgelände drehen. Ganz allgemein ist die Sicherheitsbranche ein sehr breites Tätigkeitsfeld – der Übergang von der harten Absicherung zu weiteren Service Dienstleistungen ist dabei fließend. Mit dem Empfangsdienst stellen wir heute einen der wichtigsten Arbeitsbereiche vor.
Dienstleistung und „erstes Gesicht“
Das Wort Empfangsdienst beschreibt zugleich die wichtigste Komponente dieser Tätigkeit: Mitarbeiter empfangen an dieser Stelle die übrige Belegschaft sowie Gäste des Hauses. An dieser Stelle wiederum gilt die bekannte Regel, dass sich Menschen beim ersten Aufeinandertreffen innerhalb von wenigen Sekunden einen Meinung bilden, die sich danach nur noch schwer verändern lässt. Soll heißen: Der Mitarbeiter am Empfang bestimmt bereits das erste Image Ihres Unternehmens.
Der erste Eindruck ist – je nach Art des Besuchers – entscheidend. Versuchen Sie, neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen und vermittelt bereits das Empfangspersonal den Eindruck, dass ihm der Job keinen Spaß macht, sollte man nicht erwarten, dass der Funke überspringt. Werden wichtige Auftraggeber oder der nächste Betriebsprüfer unfreundlich abgefertigt, braucht man sich über mangelnde Gegenliebe ebenfalls nicht zu wundern.
Empfangsdienst als zentrale Schaltstelle
Neben einem – im Idealfall positiven – ersten Eindruck erfüllt der Empfangsdienst jedoch noch weitere wichtige Aufgaben. Meist besetzt der Empfangsdienst auch gleichzeitig die Telefonzentrale und vermittelt eingehende Telefonate an die richtige Stelle. Besucher werden oft nicht nur förmlich registriert, sondern auch gleich im Rahmen einer Sicherheitsbelehrung auf Ihre Pflichten und andere wichtige Punkte hingewiesen.
Gold wert ist der Mitarbeiter am Empfang auch dann, wenn es eintreffende Rettungskräfte an die richtige Stelle zu lotsen gilt; Ortskenntnis ist deshalb auf diesem Posten sehr wichtig. Trifft die Feuerwehr ein, wird meist die in der Nähe der Pforte oder des Empfangs installierte Brandmeldezentrale aufgesucht. Es kann nur von Vorteil sein, wenn dieser Einsatz vom Empfangsdienst begleitet wird.
Wachdienst oft integriert
Nicht selten wird die Besetzung einer Pforte bzw. eines Empfangs übrigens mit dem klassischen Wachdienst kombiniert. Soll heißen: Tagsüber empfängt der Sicherheitsdienst Gäste und Mitarbeiter, in den Nachtstunden werden Kontrollgänge auf dem Betriebsgelände durchgeführt.
Ist der Empfang in Form einer Pforte „nach vorne verlagert“, steuert das Sicherheitspersonal unmittelbar den Zugang ins Werk. Dann werden nicht selten auch Lkw erfasst und abgefertigt oder – ganz klassischer Wachdienst – auch Fahrzeugkontrollen durchgeführt.
Mit Ende der üblichen Bürozeiten sowie nachts sind viele Betriebe dann eher verlassen und der Sicherheitsdienst ist nicht selten die letzte „Vertretung“ im Haus. Da dann auch meistens die Anzahl der eingehenden Telefonate zurückgeht, nutzt der Wachschutz die freie Zeit für Kontrollgänge.
Diese Kombination macht nur im Rahmen einer Separatbewachung wirklich Sinn. Die (meist günstigere) Alternative Streifenbewachung bringt für Empfangsdienste oder eine längere Anwesenheit nicht die nötige Anwesenheitszeit mit.
Herausforderung bei der Personalauswahl
Die Tätigkeiten am Empfang oder in der Pforte eines Unternehmens haben – je nach Ausprägung – oft nicht mehr viel mit einem klassischen Wachdienst gemein. Nicht selten sind die Tätigkeiten eher verwaltungstechnisch oder gar kaufmännisch. Hinzu kommt durch Telefondienst und Besucherstrom eine oftmals hohe Arbeitsbelastung.
Mitarbeiter in diesem Bereich brauchen deshalb nicht nur Kenntnisse im Umgang mit dem PC und der dort üblichen Software, sondern müssen auch belastbar sein und mitunter Multitasking beherrschen. Da an die Prozesse am Empfang meist Folgeprozesse in der Verwaltung des Unternehmens gekoppelt sind (Auswertungen zu Besuchern, weitergehende Telefonate, gemeinsame Datennutzung) ist zudem eine sehr sorgfältige Arbeitsweise unabdingbar.
Der Auftraggeber sollte deshalb nicht unbedingt von großartigen Kostenersparnissen ausgehen, wenn er seinen Empfangsdienst extern vergibt. Fest steht jedoch, dass sich in jedem Falle eine Entlastung für das eigene Team ergibt, wenn der richtige Dienstleister eingesetzt wurde und in der Folge gutes Personal zum Einsatz kommt.
Die Kulig Security GmbH & Co. KG verfügt seit mehr als 25 Jahren über umfangreiche Erfahrung im Bereich des Empfangsdienstes. Sprechen Sie uns an – wir stellen Ihnen gerne unser Konzept vor!